Els errors de les etiquetes de recepció amb codi de barres poden passar desapercebuts. Arriba una caixa, la comanda de compra sembla correcta a primera vista, algú imprimeix les etiquetes des d’un full de càlcul i l’error no es detecta fins que els recomptes d’inventari, els lots o les ubicacions dels prestatges no coincideixen. L’etiqueta no ha originat les dades incorrectes, però les ha traslladat al magatzem.
Un procés de recepció millor comença abans d’arribar a la impressora. Decideix què ha de confirmar l’etiqueta, revisa l’exportació de la comanda de compra, protegeix identificadors com PO-000184 i SKU-00482 i, després, imprimeix una petita tirada de prova abans d’etiquetar totes les caixes o els embalatges interiors.
Comença per definir què cal comprovar durant la recepció
Una etiqueta de recepció ha de respondre una pregunta operativa cada vegada. Aquesta caixa forma part de la comanda de compra prevista? Conté l’SKU i la quantitat correctes? Cal controlar-ne el lot, el número de sèrie o la caducitat, o bé assignar-hi una ubicació d’emmagatzematge? Si l’etiqueta intenta respondre totes aquestes preguntes sense una jerarquia clara, el personal haurà de continuar endevinant què és important.
Utilitza etiquetes amb finalitats diferents segons el moment del procés. Una etiqueta de caixa pot identificar l’enviament i la línia de la comanda de compra. Una etiqueta d’article pot identificar l’SKU o la unitat. Una etiqueta d’ubicació pot indicar el compartiment de destinació. Reutilitzar una única etiqueta sobrecarregada en totes les fases acostuma a alentir l’escaneig i complica les reimpressions.
| Columna | Exemple | Ús a l’etiqueta |
|---|---|---|
| ReceiptID | RCV-2026-00073 | Codifica’l quan cada recepció necessiti un registre traçable. |
| PO | PO-000184 | Imprimeix-lo i, si convé, codifica’l per cercar la comanda de compra. |
| SKU | SKU-00482 | Codifica’l a les etiquetes d’article o de caixa. |
| QtyReceived | 24 | Imprimeix-la com a text llegible per comprovar el recompte. |
| Lot | L6A-0918 | Imprimeix-lo quan calgui controlar el lot. |
| Expiration | 2027-09-30 | Imprimeix-la només quan el procés de recepció inclogui la verificació de les dates. |
| PutawayBin | A-03-02-B-04 | Imprimeix-la o codifica-la quan l’etiqueta indiqui on s’ha de desar l’estoc. |
Revisa l’exportació de la comanda de compra
La majoria dels problemes amb les etiquetes de recepció s’originen al fitxer. Les exportacions de comandes de compra poden incloure línies anul·lades, recepcions parcials, camps d’ubicació buits, SKU duplicats, referències del proveïdor, referències internes i dates amb un format pensat per mostrar-les, però no per ordenar-les. Revisa aquests camps abans de dissenyar l’etiqueta.
Tracta els identificadors com a text. Un valor de comanda de compra com 000184, un SKU com 00482 o un número de lot llarg del proveïdor no han de canviar quan s’obre el full de càlcul. Els camps de quantitat poden continuar sent numèrics, però els identificadors que s’han d’escanejar han de conservar exactament tots els caràcters.
Llista de comprovació de les dades de recepció
- doneUna fila per etiqueta impresaDecideix si cada fila representa una caixa, una línia d’SKU o una unitat individual.
- doneIdentificadors protegitsImporta com a text els valors de la comanda de compra, l’SKU, el lot, el número de sèrie i la recepció quan calgui conservar-ne exactament els caràcters.
- doneCap línia anul·ladaElimina les files que no hagin de generar etiquetes.
- doneQuantitat revisadaSepara la quantitat demanada de la quantitat rebuda si les recepcions parcials són habituals.
- doneUbicació preparadaDeixa els camps d’ubicació buits només si el personal assignarà els llocs després de la inspecció.
Tria què vols codificar
El valor escanejable ha de coincidir amb el que espera el sistema de recepció. Si el personal escaneja els codis amb una eina d’inventari que espera l’SKU, codifica l’SKU. Si el procés obre un registre de recepció, codifica l’identificador de recepció o un URL breu. Si l’escaneig confirma una ubicació d’emmagatzematge, codifica’n l’identificador. No codifiquis una frase llarga amb la comanda de compra, l’SKU, el proveïdor, la quantitat, el lot i les notes, tret que l’aplicació de recepció esperi exactament aquest format.
Utilitza-la per identificar l’enviament, la línia de la comanda de compra, el recompte de caixes o el registre de recepció.
Utilitza-la per a l’SKU, el nombre d’unitats, el lot, el número de sèrie o la caducitat que acompanyen l’estoc.
Utilitza-la quan el personal necessiti veure la destinació d’emmagatzematge després del recompte i la inspecció.
Dissenya les etiquetes per a les condicions del moll
Les etiquetes de recepció s’escanegen en caixes, palets, carros i prestatgeries. Pot ser que algú les escanegi mentre aguanta una carpeta, obre caixes o mou estoc. Mantén el codi de barres o el codi QR allunyat de les vores, les juntes, les corretges, la cinta adhesiva, els plecs i les superfícies amb molta textura. Col·loca l’SKU, la quantitat, el lot i la ubicació en text llegible prop del codi perquè el personal pugui comprovar el resultat de l’escaneig.
Per a les etiquetes de caixa, una mida més gran acostuma a ser més segura que un disseny atapeït. En etiquetes d’article petites, elimina els camps que no ajudin en el pas següent. La zona de silenci al voltant d’un codi de barres 1D o d’un codi QR és més important que encabir-hi una altra línia de notes del proveïdor. Si l’etiqueta és petita, escurça el valor codificat i els camps impresos abans de reduir massa el codi.
- Imprimeix la comanda de compra i l’SKU com a text llegible encara que també estiguin codificats.
- Utilitza Code 128 per a identificadors compactes d’SKU, de comanda de compra i d’ubicació si els escàners l’admeten.
- Utilitza un codi QR quan l’escaneig hagi d’obrir una pàgina, un registre o un formulari de recepció.
- Evita col·locar les etiquetes sobre les cantonades de les caixes o les juntes de la cinta adhesiva.
- No incloguis les notes del proveïdor al valor d’escaneig, tret que el sistema de recepció les necessiti.
Prova el procés de recepció abans de fer tota la tirada
Tria una comanda de compra real amb unes quantes files complicades: un SKU llarg, una quantitat parcial, un lot buit, una referència llarga del proveïdor i una ubicació que no encaixi bé en una sola línia. Importa aquestes files, imprimeix les etiquetes a mida real i escaneja-les seguint tot el procés de recepció abans que arribi el camió o el palet complet.
Comprova l’etiqueta en el procés físic, no només a la pantalla. El personal la pot escanejar mentre la caixa és al palet? La quantitat es pot llegir des de la distància habitual de treball? L’etiqueta encara s’escaneja un cop enganxada al cartró ondulat? Es pot imprimir una etiqueta de substitució a partir de la mateixa fila sense canviar l’identificador de recepció?
Prova d’impressió per a la recepció
- doneImporta 10 files variadesInclou-hi SKU llargs i curts, lots, lots buits, quantitats parcials i identificadors d’ubicació llargs.
- donePrevisualitza l’assignació dels campsConfirma que el valor del codi de barres no utilitzi per error les notes del proveïdor o una columna d’SKU equivocada.
- doneImprimeix a mida realDesactiva l’ajust a la pàgina i comprova l’alineació sobre el material de les etiquetes.
- doneEscaneja com al mollUtilitza el mateix escàner, telèfon, aplicació, il·luminació i superfície de la caixa que farà servir el personal de recepció.
- doneValida les reimpressionsConfirma com es gestionaran les etiquetes de caixa malmeses i les quantitats corregides.
Planifica les excepcions abans que arribin
El procés de recepció està ple d’excepcions: enviaments dividits, sobrants, mancances, articles malmesos, caixes amb productes barrejats, lots no informats i productes que s’han d’inspeccionar abans de desar-los. El procés d’etiquetatge ha de mostrar quins valors estan confirmats i quins són temporals. Un camp PutawayBin buit pot ser acceptable durant la inspecció, però no ha de semblar una ubicació definitiva al prestatge.
Conserva el full de càlcul original o l’exportació de recepció juntament amb la tirada impresa. Si es fa malbé una etiqueta de caixa, torna a imprimir el mateix registre. Si la quantitat canvia després del recompte, actualitza primer la fila de recepció i després reimprimeix l’etiqueta. Així, l’etiqueta, el full de càlcul i el sistema d’inventari continuen apuntant a la mateixa recepció.
Per a una configuració més completa del full de càlcul, consulta Com imprimir etiquetes amb codi de barres des d’Excel o un CSV. Si les etiquetes de recepció s’han d’enganxar a les prestatgeries després d’ubicar l’estoc, compara les regles d’ubicació d’Etiquetes d’ubicacions de magatzem per a equips petits. Revisa Zona de silenci del codi de barres i mida de l’etiqueta abans d’intentar encabir valors llargs de comanda de compra i SKU en etiquetes petites.
Prepara un full de càlcul de recepció amb 10 files, crea una etiqueta de caixa i una etiqueta d’article a Label Codes i, després, escaneja-les durant el recompte i l’assignació de la ubicació abans d’imprimir tota la tirada de la recepció.
