Les acreditacions d’esdeveniments amb codi QR acostumen a fallar en el pitjor moment: s’obren les portes, la cua creix i el personal descobreix que algunes acreditacions s’escanegen lentament o mostren la fitxa d’un altre assistent. Encara que el disseny sigui impecable, cal que les dades siguin exactes, els noms es puguin llegir bé i el codi QR resisteixi tant la impressió com la funda.
El procés pràctic és senzill: prepara un únic full de càlcul amb les dades dels assistents ben revisades, codifica un identificador d’accés estable, mostra les dades personals com a text llegible en lloc d’amagar-les dins del codi QR, deixa una zona de silenci prou àmplia, imprimeix una petita tirada de prova i escaneja-la en les mateixes condicions que tindrà l’equip de l’esdeveniment.
Comença pel procés de control d’accés
Abans de triar el disseny de l’acreditació, decideix què ha de fer l’escaneig. Un codi QR pot obrir un URL de control d’accés, cercar l’identificador d’un assistent, validar una entrada o connectar-se a un sistema privat de l’esdeveniment. Si l’acreditació només ha d’identificar una persona a l’entrada, el valor codificat ha de ser curt, estable i fàcil de relacionar amb el registre corresponent.
Evita incloure totes les dades de l’assistent dins del codi QR. Imprimeix el nom de la persona, l’empresa, el tipus d’entrada o el grup de taula com a text llegible, i reserva el codi QR per a l’identificador d’accés. Així, els escanejos són més ràpids i es limita l’exposició innecessària de dades.
| Columna | Exemple | Ús a l’acreditació |
|---|---|---|
| CheckInID | EVT-2026-00482 | Codifica’l al codi QR. |
| FirstName | Maya | Imprimeix-lo com a text llegible. |
| LastName | Rossi | Imprimeix-lo com a text llegible. |
| Organization | North Lab | Imprimeix-la si és útil per al personal o per facilitar els contactes entre assistents. |
| BadgeType | Speaker | Mostra’l de manera visible, no només dins del codi QR. |
| Notes | internal | No l’incloguis en el disseny de l’acreditació. |
Protegeix els identificadors dels assistents al full de càlcul
L’identificador d’accés és la peça clau. Tracta’l com a text encara que contingui nombres. EVT-2026-00482 s’ha de conservar exactament així. Un número d’entrada com 000482 no s’ha de convertir en 482 quan algú obre el fitxer CSV. Si la plataforma de l’esdeveniment exporta un codi d’entrada únic, conserva’l sense canvis i assigna’l directament al camp del codi QR.
Revisa la llista abans d’importar-la a una plantilla d’etiquetes. Elimina les files buides, resol els identificadors d’accés duplicats, separa els noms i cognoms si el disseny els necessita en línies diferents i evita que les notes internes arribin als camps imprimibles. Si el personal pot haver de fer cerques manuals, inclou un valor breu i llegible, com ara els darrers quatre caràcters de l’identificador d’accés.
Llista de comprovació de les dades dels assistents
- doneUna fila per acreditacióMantén en una sola fila les dades de cada assistent, voluntari, ponent o membre del personal.
- doneIdentificador d’accés estableUtilitza el valor únic de l’entrada o de l’assistent que proporciona el sistema de l’esdeveniment.
- doneCap duplicat accidentalRepeteix un identificador d’accés només quan es tracti d’una reimpressió intencionada.
- doneZeros inicials protegitsImporta com a text els identificadors que semblen nombres abans de dissenyar les etiquetes.
- doneAlternativa llegibleAfegeix un nom imprès o un identificador breu per poder fer una cerca manual.
Dissenya l’acreditació perquè es pugui escanejar ràpidament a l’entrada
Una acreditació amb codi QR se sol escanejar amb el braç estès, a través d’una funda de plàstic, amb una il·luminació irregular i per una persona que intenta fer avançar la cua. Dona al codi QR més espai del que sembla necessari a la pantalla. Mantén-lo allunyat de les vores de l’acreditació, els forats per al cordó, els plecs, les pinces i els colors de fons intensos.
La zona de silenci que envolta el codi QR és important. Deixa espai buit a tots els costats perquè l’escàner en pugui detectar els límits. No col·loquis cap vora, logotip, icona ni text de l’assistent enganxat al codi. Si el suport de l’acreditació és petit, redueix els elements decoratius abans de reduir la zona de silenci.
Col·loca el codi QR on el personal orienti l’escàner de manera natural.
Fes que el nom de l’assistent i el tipus d’acreditació siguin fàcils de comprovar a l’entrada.
Codifica l’identificador o l’URL de control d’accés, no pas un bloc llarg amb totes les dades de l’assistent.
Adapta la configuració d’impressió al suport de l’acreditació
Les acreditacions d’esdeveniments sovint s’imprimeixen en fulls, etiquetes adhesives o cartolina que després s’introdueix en una funda. Cada opció afecta l’alineació. Les etiquetes d’un full poden desplaçar-se de dalt a baix. La cartolina es pot moure mentre entra a la impressora. Les etiquetes tèrmiques són una opció ràpida per imprimir acreditacions al moment, però tant la mida de l’acreditació com la funda s’han d’adaptar al procés.
Imprimeix unes quantes mostres abans de fer tota la tirada d’acreditacions. Introdueix-les a la funda real, posa-hi el cordó i escaneja-les amb les eines que utilitzarà el personal. Una acreditació que s’escaneja bé sobre una taula pot costar més d’escanejar darrere d’un plàstic brillant.
- Imprimeix a mida real, sense ajustar el disseny a la pàgina.
- Comprova la primera acreditació, la del mig i l’última del full per detectar possibles desplaçaments d’alineació.
- Escaneja a través de la funda si se n’utilitzarà una.
- Fes la prova amb la il·luminació del recinte, no només sobre una taula.
- Conserva el full de càlcul original per poder imprimir acreditacions de substitució amb el mateix identificador.
Prepara les reimpressions i les acreditacions d’última hora
La llista d’un esdeveniment gairebé mai no queda igual després de la primera exportació. Es corregeix un nom, un ponent arriba amb un càrrec diferent o cal crear immediatament una acreditació per a una persona sense inscripció prèvia. Planifica les reimpressions abans que comenci el control d’accés. El personal ha de saber quin full de càlcul és la font de referència, quines columnes corresponen a cada camp de l’acreditació i si una substitució conserva el mateix identificador d’accés. Per a les acreditacions d’última hora, crea identificadors nous amb el mateix patró que la llista original, en lloc d’escriure els noms directament sobre un disseny acabat.
Prova d’escaneig abans de l’esdeveniment
- doneImporta 10 filesInclou-hi noms llargs i curts, acreditacions del personal i tipus d’acreditació especials.
- donePrevisualitza tots els campsConfirma que el valor del codi QR, el nom, l’empresa i el tipus d’acreditació apareixen al lloc correcte.
- doneImprimeix mostres realsUtilitza el mateix suport, la mateixa impressora i la mateixa funda previstos per a l’esdeveniment.
- doneEscaneja com al control d’accésUtilitza l’aplicació, l’escàner, la càmera del telèfon o la pàgina de control d’accés reals.
- doneValida les reimpressionsConfirma com substituirà el personal una acreditació malmesa o corregida.
Si crees les acreditacions a partir d’una exportació d’assistents, et pot servir com a referència el procés de full de càlcul de Com imprimir etiquetes amb codi de barres des d’Excel o un CSV. Si has d’encaixar el codi QR en una acreditació petita, consulta Zona de silenci del codi de barres i mida de l’etiqueta abans d’imprimir tota la tirada.
Prepara un full de càlcul amb 10 assistents, crea una plantilla d’acreditació amb codi QR a Label Codes, imprimeix mostres reals i escaneja-les totes abans d’imprimir tota la tirada d’acreditacions de l’esdeveniment.
